Konzept zur Umsetzung des Rats- und Bürgerinformationssystems im Rahmen des elektronischen Sitzungsdienstes

Der Rat hat die schrittweise Umsetzung eines Konzeptes zur Einführung eines elektronischen Sitzungsdienstes sowie zur Nutzung des Rats- und Bürgerinformationssystems beschlossen. Ziel ist die Realisierung eines papierlosen Sitzungsdienstes, wobei die Umsetzung bis zum Sommer 2015 geplant ist.

Ein wesentlicher Bestandteil der ersten Phase ist eine Testphase für die Beamerprojektion von Sitzungsunterlagen, die mit den Ratssitzungen im September und November beginnt. Dabei sollen die Eignung vorhandener Mikrofonanlagen sowie die Lichtverhältnisse in den Räumlichkeiten der Sporthalle Haßlinghausen und der Glückaufhalle untersucht werden. Für den Vorraum der Sporthalle ist die Anschaffung einer stationären Leinwand vorgesehen. Parallel dazu ist eine Schulung der Schriftführerinnen und Schriftführer geplant, um ab 2015 auch die Beamerprojektion in Ausschusssitzungen zu ermöglichen.

Zur Vorbereitung auf die digitale Nutzung sollen im November Informationsveranstaltungen für Ratsmitglieder und sachkundige Bürger stattfinden. Da die Stadtverwaltung keine mobile Hardware wie Laptops oder Tablets bereitstellen kann, sieht die Verwaltung eine jährliche Sachkostepauschale von 100 Euro für die Anschaffung von Druckerpatronen für Ratsmitglieder vor. Um Portokosten zu senken, werden Einladungen in Papierform vorerst nur in begrenztem Umfang bereitgestellt. Die technische Voraussetzung für den dauerhaften Verzicht auf Papier ist ein leistungsfähiges WLAN, dessen Erweiterung und bauliche Anpassungen in den Sitzungsstätten Teil des Prozesses sind.