Neufassung der Benutzungsordnung für das Archiv der Stadt Sprockhövel

Im Rahmen einer Überprüfung ortsrechtlicher Bestimmungen liegt dem Rat der Stadt Sprockhövel ein Entwurf zur Neufassung der Benutzungsordnung für das Archiv vor. Die aktuelle Regelung stammt aus dem Jahr 1988 und soll durch die vorliegende Neufassung aktualisiert werden. Die Überarbeitung der Ordnung erfolgte durch die Archivleitung auf Basis eines Musters des LWL-Archivamtes für Westfalen.

Der Entwurf sieht vor, dass die im Archiv verwahrten Unterlagen für dienstliche Zwecke, wissenschaftliche Forschung sowie für sonstige Zwecke genutzt werden können. Die Nutzung der Originale erfolgt nach schriftlichem Antrag, wobei die Nutzenden die Einhaltung von Urheber- und Personenschutzrechten schriftlich zusichern müssen. Die Archivleitung ist für die Erteilung der Nutzungsgenehmigung zuständig, wobei diese bei Bedarf eingeschränkt oder versagt werden kann, etwa zum Schutz von Rechtsvorschriften oder zur Erhaltung des Archivguts.

Die Regelung legt zudem Schutzfristen für amtliches Archivgut fest, die unter anderem 30 Jahre nach Schließung der Unterlagen oder 10 Jahre nach dem Tod einer natürlichen Person betragen können. Für Archivgut, das dem Amtsgeheimnis unterliegt, gelten Fristen von 60 Jahren. Die Nutzung der Archivräume ist auf den Benutzerraum beschränkt, wobei das Mitführen von Speisen und Getränken sowie das Scannen oder Fotografieren mit eigenen Geräten untersagt ist. Während die Nutzung grundsätzlich unentgeltlich erfolgt, können für Reproduktionen oder Sonderleistungen Sachkosten gemäß der Gebührenordnung der Stadt anfallen. Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt die Verabschiedung des Entwurfs als Satzung.